教師の道具箱

エクセル使いの便利ツール

テキストエディタというジャンルのソフトウェアがあります。書式情報を持たない文字のみを扱うソフトですが、他のソフトウェアと組み合わせることで、かゆいところに手が届くツールになることがあります。

【ひらがなを半角カタカナに変換】

例えば、表計算ソフトのエクセルと組み合わせて使ってみましょう。

次のようなデータが入力されているシートがあったとします。

ふりがなを半角にしたいとします(もちろん、関数を使う方法もあります)。
まず、半角にしたいセルを選択し、コピーをします。

それをテキストエディタに貼り付けます。

メニューの[変換]から[全角→半角]を実行します。

一瞬で半角になります。

それをエクセルに貼り付けます。

ここで使うテキストエディタは、プログラミングで使うコーディング用のテキストエディタではなく、日本語の文章を入力するための日本語テキストエディタがおすすめです。無料で公開されているものに、サクラエディタやCotEditorなどがあります。

全角と半角をバラバラに統一する方法

エクセルでデータを扱っていると、全角文字と半角文字が混在している場合があります。コンピュータで扱う英字や数字は、半角文字を使うものなのですが、全角の英数字が紛れている場合があります。

例えば、このようなデータがあったとします。意図的に全角の数字を混ぜてあります。

エクセルの関数で、ascを使えば半角、jisを使えば全角となります。

しかし、住所のマンション名などでは、カタカナは全角で、英数字は半角にしなければなりません。そういう場合は、関数を駆使するよりも、テキストエディタにコピーして、自在に一括変換してから、エクセルに戻すのが楽です。

全角と半角を統一する方法(2)

そもそも入力している時点で全角と半角が混在している文書も時々見かけます。

通常、カタカナは全角、英数字は半角です。数字の1桁は全角、2桁以上は半角というルールを定めている行政機関がありますが、そもそもコンピュータを使う前は、全角と半角という概念はなく、昔のワープロで日付を並べたときに縦が揃うので、そのようなルールが発生したと予想されます。

現在は、プロポーショナルフォントといって、文字の形によって最適な幅にするので、全角と半角の数字を使い分けても、縦は揃いません。縦を揃えるならタブやインデントで揃えるので、桁に応じて全角と半角を揃えるのは、遠い過去の話です。

全角と半角を入力している時点で混在しないようにするには、日本語入力の設定をするのが一番です。日本語入力の設定に「全角と半角」の設定があるので、カタカナと日本語の句読点などを全角にし、英字(アルファベット)や数字などを半角に設定します。

なお、スペースの全角と半角の混在もあるのですが、スペースは見えないのでやっかいです。これも半角で入力されるように設定します。英単語同士の半角スペースのほうが入力する機会が多いので、理にかなっています。行頭に全角スペースを入れる人もいますが、これはインデントで設定するものなので、全角スペースを使うことはほとんどありません。

【文字列の結合】

次に複数セルの文字を接続したいとします(もちろん、計算式を使う方法もあります)。
まず、接続したいセルを選択し、コピーをします。

それをテキストエディタに貼り付けます。セルの切れ目は、タブになっていて、テキストエディタでは「^」などの記号で表示されます。

メニューの[検索]から[置換]を実行します。置換前の文字列に「\t」(タブを意味する記号)を入力します。このテキストエディタ(Sakura)の場合、[正規表現]というオプションをクリックしておきます。

タブを空白(何もない)に置き換えたので、タブが消えました。つまり、一つのセルに接続したことになります。

エクセルに貼り付けると、一つのセルにおさまったことがわかります。

他にも、ブラウザの文字をワードや一太郎に貼り付けたいときも、一度テキストエディタに貼り付けて、そのままワードや一太郎に貼り付けると、書式情報が消えるので、貼り付けた場所の書式設定に貼り付けることができます。

また、ブログや掲示板の書き込みをするときも、サーバーがエラーとなって、書き込んだものが消えてしまったという経験を持っている人がいると思います。一度、テキストエディタに書き込んで、貼り付けるようにしておくと、ブラウザ上で何が起きても、原稿が消えることがなくなります。