生徒指導情報を共有するために、エクセルシートを使う学校があります。しかし、エクセルは、ファイル共有するために作られていないので、データが消えたりファイルが壊れたりします。データを蓄積していくものは、エクセルではなく、アクセスのほうが適しています。学年を越えた情報共有をすることで、チームとしての取り組みを支援します。

さらに、生徒指導情報だけでなく、コロナ禍の、保健室関係や給食関係で必要な情報を集約することで、学級担任の負担を減らします。係の都合で、学級担任が書き込まなければならない仕事が増えていくことがあるのですが、そういう現象をなくすことができます。これは、係が悪いのではなく、エクセルに対する誤った認識が無意識にそうさせるものです。

事案データに関連生徒を登録できるようにすることで、生徒別に履歴を見ることができます。関連生徒は、複数生徒を登録することができ、加害者・被害者を問わず、あとで生徒別に確認できます。

• 生徒選択は、学級を選択すれば、一覧から選ぶだけ。ここでも労力は軽減されます。
• 既読機能は、一見普通の既読機能なのですが、事案データに追記した場合、記録者は、全先生方のその事案の既読をリセットすることができ、閲覧側の先生方は、その後の情報も追跡できます。そうすることで、事案が発生したときから経過、そして最終指導まで、全員で共有することができます。
• 学年の関連チェックは、事案に関係する学年をチェックするのではなく、読んでもらいたい対象にチェックを入れます。学年をまたいだときはもちろんのこと、全教員で共有したい事案の場合は、3つの学年すべてにチェックを入れると、全学年の先生方の画面に表示される仕組みにしてあります。
• 印刷機能は、1枚に一つの事案の詳細が印刷されます。必要に応じて、関係する教師が紙でもファイリングしておけるようにしたものです。
• システムを開くとき、パソコンのログインしているユーザー名を読み込みます。そうすることで、データにある教師データと照合し、所属学年や担当学級や既読情報を取得します。生徒別事案の一覧や事案の作成で、選択するという手間が減ります。わずかな労力の軽減ですが、毎日見るものなので、システムを開くと、必要とするものがすぐに表示され、既読情報により、まだ見ていないものをすぐに探すことができます。
• エクセルからアクセスに移行することで、同時に作業をしても上書きで消えてしまうことはありません。エクセルは、データ共有するものではなく、あくまでもデータ分析をするためのものです。共有してみんなで使うものではなく、コピーしてみんなで使うものです。

ファイルは、Shiftキーを押しながらファイルを開くと編集モードで開きます。ただし、下手に編集すると正しく動作しなくなる可能性があります。

• [関連生徒]には、事案と生徒が結びついたデータが保存されています。年度初めは、中身を全削除。
• [既読データ]には、事案と教師と既読データが結びついています。年度初めは、中身を全削除。
• [教師データ]には、教師のデータが保存されています。ログインするときに必要な職員番号が保存されているので、新しい教師だけを手動で追加。所属学年と担当学級を手入力します。
• [事案データ]には、事案データが保存されています。年度初めは、全削除。
• [種別データ]には、事案の種別が定義されています。年度途中の追加は可能ですが、削除は不具合が発生します。
• [生徒データ]には、生徒のデータが保存されています。一度エクセルデータとして書き出して、[生徒ID]の最後の数値から1を足した数字から、次の[生徒ID]に連番にして、生徒データを貼り付けたエクセルデータをアクセスにインポートします。その後、過去のデータを削除します。転入生は、リストの最後に追加。転出は、削除しないで転出ということがわかるように氏名欄を編集。
• IDと付いたデータは、システム内部ですばやくデータを呼び出すための基本テクニックです。数字自体に意味はありませんが、重要です。